Этот документ создан совместными усилиями и является результатом опыта и знаний многих профессионалов отрасли организации специальных мероприятий работающих как в EVENT агентствах, так и среди представителей заказчика. Его цель определить те принципы и условия, которые позволят сделать тендер на организацию мероприятия честным и результативным. Свести к минимуму возможности злоупотреблений. Уменьшить число конфликтов вызванных разными трактовками предложений и обязательств.

          Мы делаем первый шаг в этом направлении, и рассчитываем на вашу помощь и активное участие. 

Хартия принципов проведения эффективных тендеров в украинской ивент - индустрии

Основополагающие принципы

1. Конкурс на проведение мероприятия должен быть прозрачным.

Под прозрачным тендером мы понимаем такую форму конкурса, в которой все участники знают друг о друге, получают одинаковую информацию от компании-организатора, имеют равное время на подготовку предложения и равные возможности по представлению своих презентаций.

2. Отбор и приглашение участников.

Отбор участников проводится компанией-организатором тендера. Выбрав потенциальных участников, организатор направляет им официальное приглашение к участию в конкурсе и бриф по электронной почте, все участники стоят в открытой копии. Количество участников – не более четырех-пяти (наиболее эффективное – три).

 
3. Бриф на проведение мероприятия.

Бриф отправляется по электронной почте вместе с приглашением и должен содержать следующую информацию:
• Информацию о компании организаторе тендера.
• Дату и описание планируемого мероприятия.
• Сроки и этапы проведения тендера.
• Критерии оценки тендерных предложений (пример критериев).
• Информация о возможном вознаграждении за участие в тендере. Если такое не предусмотрено, это также должно быть четко указано.
• Список участников тендера.
• Формат и сроки подачи тендерного предложения.
• Ожидаемый бюджет и порядок  оплат.
• Сроки принятия решения.

Все дополнения к брифу отправляются по электронной почте, все участники стоят в открытой копии.

4. Де-брифинг.

Де-брифинг является эффективным инструментом при наличии списка вопросов со стороны агентства заранее (за 2 дня),  чтобы у клиента было время подготовиться к де-брифингу. Де-брифинг есть обязательным по запросу компании-участника тендера.

5. Срок подготовки тендерного предложения.

Для качественной подготовки предложения профессиональному агентству требуется от 10 до 15 рабочих дней.

6. Рассмотрение тендерных предложений.

Эффективным является этап очной презентации предложения подготовившим его агентством, в присутствии представителя клиента, принимающего решение. Время презентации зависит от размеров проекта, но в любом случае оно должно быть не меньше 1 часа.

7. Принятие решения по результатам тендера.

Результат тендера компания-организатор должна известить по электронной почте, все участники стоят в открытой копии. В извещении должна быть указана компания победитель конкурса, и те причины, по которым она была выбрана (используя критерии оценки).

8. Соблюдение интеллектуальных прав.

Компания победитель тендера обязана следить за тем, чтобы при подготовке проекта не были использованы идеи из предложений конкурентов и в случае обоснованного подозрения, что клиент предлагает им исполнить чужую идею, потребовать от заказчика предварительно урегулировать отношения с авторами идеи. Компании, не выполняющие эти требования, могут быть признаны недобросовестными независимо от того, что сделали это по предложению клиента.

9. Оплачиваемый тендер.

Если организатор желает получить более детальное и подробное предложение, (требующее проработки подрядчиками, подробных эскизов, сценарный детальный план и т.д.) он вправе объявить оплачиваемый тендер. В этом случае он устанавливает определенную компенсацию всем участникам тендера не оказавшимся победителями.

Ассоциация Ивенторов Украины благодарит всех ивенторов, которые приняли активное участие в создании данного документа:

Сергей Слупский (SUN Event)
Тимур Сыроватский (Барабан)
Виталина Ященко (All Motion)
Сергей Черный (BMC)
Дмитрий Юринов (KARS)
Светлана Лобко (С141)
Валерий Мирочник (Event-to-Remember)
Дмитрий Логгинов (AD Kitchen)
Наталья Фищенко (Порох)
Александра Дергоусова (Event Chic)
Антонина Шеремет (ArtBTL)